Verwerking van Persoonsgegevens door Financiële instellingen vindt plaats, met inachtneming van de beginselen voor Verwerking van Persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten:
het beoordelen en accepteren van een Cliënt, het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met een Cliënt en het afwikkelen van het betalingsverkeer;
het verrichten van analyses van Persoonsgegevens ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden;
het uitvoeren van (gerichte) marketingactiviteiten teneinde een relatie met een Betrokkene tot stand te brengen en/of met een Cliënt in stand te houden dan wel uit te breiden;
het waarborgen van de veiligheid en integriteit van de financiële sector, daaronder mede begrepen het onderkennen, voorkomen, onderzoeken en bestrijden van (pogingen tot) (strafbare of laakbare) gedragingen gericht tegen de branche waar een Financiële instelling deel van uitmaakt, de Groep waartoe een Financiële instelling behoort, de Financiële instelling zelf, haar Cliënten en medewerkers, alsmede het gebruik van en de deelname aan waarschuwingssystemen;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
het beheren van de relatie met de Cliënt.
Een Financiële instelling verwerkt niet meer Persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is. Financiële instellingen stellen deze Persoonsgegevens binnen de Groep slechts beschikbaar aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn.
Financiële instellingen zullen waar nodig hun specifieke activiteiten melden bij het CBP of, voor zover van toepassing, bij de eigen Functionaris.
In het kader van het beoordelen en accepteren van een Cliënt en het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst met een Cliënt worden Persoonsgegevens (verzameld en) verwerkt. Voor zover het gaat om Persoonsgegevens betreffende iemands gezondheid en strafrechtelijke Persoonsgegevens zijn de bepalingen van artikel 6 Gedragscode van toepassing.
Financiële instellingen kunnen voor het beoordelen en accepteren van een Cliënt en het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst met een Cliënt Persoonsgegevens verstrekken en onttrekken aan waarschuwingssystemen als bedoeld in artikel 5.5.2 Gedragscode.
Door een Financiële instelling worden in het kader van de normale afwikkeling van het betalingsverkeer Persoonsgegevens doorgegeven aan de wederpartij. Tevens worden, tenzij vooraf anders is overeengekomen, aanvullende Persoonsgegevens verstrekt aan de bij de verdere Verwerking van Persoonsgegevens betrokken partijen, voor zover deze redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor verificatiedoeleinden of reconstructiedoeleinden.
Verwerking van Persoonsgegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden wordt niet beschouwd als onverenigbaar met de doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens eerder zijn verzameld. De Financiële instelling treft de nodige voorzieningen om te verzekeren dat de verdere Verwerking van de Persoonsgegevens uitsluitend plaats heeft ten behoeve van deze specifieke doeleinden.
Analyses van Persoonsgegevens om groepsprofielen op te stellen worden beschouwd als Verwerkingen voor statistische of wetenschappelijke doeleinden.
Indien het aan een Cliënt voldoende duidelijk is gemaakt dat de Financiële instelling waar deze contact mee heeft deel uitmaakt van een Groep kan de Cliënt worden benaderd door alle entiteiten van de Groep ten behoeve van marketingactiviteiten, mits aan de overige bepalingen van de WBP is voldaan.
Bij marketingactiviteiten wordt primair gebruik gemaakt van Persoonsgegevens die van de Betrokkene zelf afkomstig zijn. In geval er gebruik wordt gemaakt van Persoonsgegevens die niet van de Betrokkene zelf verkregen worden, is artikel 4.8 Gedragscode van toepassing en zal de Financiële instelling zich er van overtuigen dat in overeenstemming met de WBP wordt gehandeld.
Ten behoeve van marketingactiviteiten kunnen Financiële instellingen hiertoe gespecialiseerde bedrijven inschakelen. Financiële instellingen zullen er voor zorg dragen dat met deze bedrijven een bewerkersovereenkomst wordt gesloten, waarin schriftelijk of in een andere, vergelijkbare vorm, verplichtingen zijn vastgelegd waaraan een Bewerker zich in het kader van de WBP dient te houden. Financiële instellingen zullen toezien op correcte naleving van de tussen partijen gemaakte afspraken.
Het is een Financiële instelling toegestaan, onverminderd het bepaalde in artikel 6.3.1 Gedragscode, Persoonsgegevens opgenomen in betaalopdrachten te gebruiken om financiële producten van de Groep, waartoe de Financiële instelling behoort, onder de aandacht van de Cliënt te brengen. De Financiële instelling zal deze attenderingen achterwege laten indien de Cliënt daarom verzoekt.
Bij marketingactiviteiten zal steeds worden nagegaan of een Betrokkene gebruik heeft gemaakt van het recht van verzet, als bedoeld in artikel 7.2 Gedragscode, in relatie tot de Verwerking van Persoonsgegevens voor dit doeleinde. Tevens zal steeds gecontroleerd worden of de Betrokkene zich heeft laten opnemen in het in artikel 11.7 lid 6, Telecommunicatiewet bedoelde register.
Bijzondere Persoonsgegevens zullen alleen voor marketingdoeleinden worden gebruikt met de uitdrukkelijke toestemming van de Betrokkene.
Ten behoeve van de veiligheid en integriteit van de Financiële sector kunnen gegevens, waaronder Persoonsgegevens, die betrekking hebben op: (i) gebeurtenissen die gelet op het bijzondere karakter van de Financiële sector de zorg en aandacht behoeven van de Financiële instelling; (ii) (potentiële) vorderingen onder meer ten aanzien van een met de Financiële instelling gesloten overeenkomst; (iii) het niet nakomen van contractuele verplichtingen of andere (toerekenbare) tekortkomingen; of (iv) handelingen van Financiële instellingen, waaronder onderzoek als bedoeld in artikel 5.6.1 Gedragscode, worden opgenomen in een Gebeurtenissenadministratie gehouden door Veiligheidszaken of een daartoe aangewezen afdeling van de betreffende Financiële instelling. Op deze Gebeurtenissenadministratie is de Gedragscode van toepassing.
Indien een in het eerste lid bedoelde gebeurtenis voldoet aan de criteria als opgenomen in het Protocol worden de met deze gebeurtenis verband houdende gegevens opgenomen in het incidentenregister en is opname in het EVR mogelijk (Bijlage I: Document B).
Financiële instellingen dienen op grond van onder meer onderstaande wettelijke voorschriften in bepaalde gevallen Persoonsgegevens van een Betrokkene te verzamelen, te verwerken en aan bepaalde instellingen (waaronder overheidsinstellingen en toezichthouders) te verstrekken. Een aantal van die wettelijke verplichtingen wordt, niet uitputtend, hieronder vermeld.
Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) dient, indien er sprake is van een zakelijke relatie,ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, een cliëntenonderzoek te worden uitgevoerd.
Wet op het financieel toezicht (Wft): op grond van de Wft dienen Financiële instellingen die zich bezig houden met het verstrekken van kredieten aan natuurlijke personen die onder de werking van de Wft vallen, te zijn aangesloten bij een ‘stelsel van kredietregistraties’. Het Bureau Krediet Registratie te Tiel (BKR) beheert een dergelijk stelsel van kredietregistraties. Financiële instellingen verstrekken Persoonsgegevens over het ontstaan en afwikkelen van financieringen aan het BKR en kunnen tevens beschikken over de door andere Financiële instellingen aangeleverde Persoonsgegevens. De aard van de vastgelegde Persoonsgegevens, de voorwaarden voor vastlegging, gebruik en verstrekking en de regels voor verwijdering van de Persoonsgegevens zijn neergelegd in het reglement van het BKR, dat ook voorziet in een specifieke geschillenregeling.
De Wft legt verder een aanbieder van een overeenkomst inzake een financiële dienst de verplichting op informatie in te winnen over de financiële positie van de Cliënt. Daarnaast geeft het Besluit prudentiële regels aan dat Financiële instellingen zorg dienen te dragen voor een systematische analyse van integriteitsrisico’s en voor het voeren van beleid met betrekking tot maatregelen en procedures met betrekking tot een integere uitoefening van het bedrijf.
Wet inkomstenbelasting 2001 en Invoeringswet inkomstenbelasting 2001: op grond van deze wetten is voorgeschreven dat door Financiële instellingen het burgerservicenummer (hierna: BSN) als verplicht identificerend gegeven op de renseigneringen wordt vermeld.
Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb): op grond van deze wet moeten verzekeraars als bedoeld in artikel 23, eerste lid, onder c Pensioenwet het burgerservicenummer gebruiken ter uitvoering van pensioenregelingen.
Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR): op grond van deze wet zijn – administratieplichtige – Financiële instellingen gehouden het BSN van het identiteitsbewijs in hun administratie te bewaren.
Verschillende wetten, waaronder het Wetboek van Strafvordering, verplichten Financiële instellingen om, indien dat gevorderd wordt, gegevens over transacties van Cliënten ter beschikking te stellen aan opsporingsambtenaren en toezichthouders.
Artikel 5
Doeleinden voor de Verwerking van Persoonsgegevens
Onderdeel van Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Financiële Instellingen· Privacy
Deze tekst geldt sinds 26 april 2010