Voor schriftelijk ingediende klachten geldt in beginsel een procedure met een aantal waarborgen. Immers dat klager zijn klacht op schrift heeft gesteld is een aanwijzing dat hij wil dat zijn klacht diepgaander wordt onderzocht.
Maar ook bij schriftelijke klachten geldt steeds dat iedere informele vorm van afdoening mogelijk is, mits dat geschiedt tot tevredenheid van klager (punt 4.4). Bij twijfel of deze afdoening naar tevredenheid is van de klager is het wijs om bij de bevestigingsbrief aan klager een zinsnede op te nemen dat zonder tegenbericht ervan uitgegaan wordt dat de klacht naar tevredenheid van klager afgedaan is.
Ook zal de behandelaar in een dergelijk geval de regels van registratie en vastlegging van de schriftelijke weergave van het besprokene gewoon moeten volgen.
Artikel 4.
Behandeling van schriftelijk klachten
Onderdeel van Richtlijn voor de behandeling van klachten