Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor tijdige conversie of migratie van informatie indien de leesbaarheid of de houdbaarheid ervan in gevaar komt.
Artikel 22.
Het hoofd van de beheereenheid houdt bij welke onder zijn beheer staande informatie wordt uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van informatie is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid.
Artikel 23.
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de geheimhouding en vertrouwelijkheid van daarvoor in aanmerking komende informatie.
Raadpleging en uitlening van informatie, die aan geheimhouding en vertrouwelijkheid zijn onderworpen, is slechts toegestaan aan die functionarissen, die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid, na toestemming van het hoofd van de beheereenheid.
Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het derde lid kan het hoofd van de beheereenheid voorwaarden verbinden.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de in het derde lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke informatie aan enige bijzondere vorm van geheimhouding en vertrouwelijkheid is onderworpen.
Periodiek wordt geïnventariseerd of opheffing van geheimhouding van de betreffende informatie mogelijk is.
Vervanging van informatie
Artikel 24.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van informatie door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, dient het volgende in acht te worden genomen:
Vooraf wordt het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Het besluit tot vervanging dient door het college te worden genomen.
In de bijlage bij het besluit zijn de specificaties zoals genoemd in artikel 26b lid a t/m h van de Archiefregeling inzichtelijk gemaakt.
Van de periodieke vervanging wordt er door het hoofd van de beheereenheid een verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vernietigde informatie bevat.
Vervreemding en overdracht van informatie
Artikel 25.
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van informatie als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Artikel 26.
Het hoofd van de beheereenheid pleegt overleg met de archivaris over het voornemen tot overbrenging van informatie als bedoeld in artikel 12 van de wet.
Het hoofd van de beheereenheid en de archivaris maken van de overbrenging gezamenlijk een verklaring op dit ten minste een specificatie van de informatie bevat.
Indien het hoofd van de beheereenheid beperkingen aan de openbaarheid van de informatie stelt, wordt dit besluit toegevoegd aan de verklaring, bedoeld in artikel 9, tweede lid.
Het besluit tot overdracht wordt door het college genomen.
Artikel 27.
Digitale informatie wordt, uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van het hoofd van de beheereenheid kan worden verlangd. In dat geval vindt met de archivaris overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
Artikel 28.
Bij overbrenging van informatie wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen informatie betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.
Artikel 29.
Voor overdracht aan informatie aan andere beheerseenheden is machtiging verreist van de archivaris.
Selectie en vernietiging van informatie
Artikel 30.
Het hoofd van de beheereenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.
Ingeval van selectie voor vernietiging wordt de informatie voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
Artikel 31.
Van de vernietiging wordt er door het hoofd van de beheereenheid een verklaring opgemaakt, die ten minste een specificatie van de vernietigde informatie bevat.
De verklaring behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
HOOFDSTUK 6
SLOTBEPALINGEN
Artikel 32.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de 8e dag na bekendmaking.
Met ingang van de datum waaronder de onder punt 1. genoemde besluit in werking treedt, het “Besluit Informatiebeheer gemeente Bergen op Zoom 2009” in te trekken.
Artikel 33.
Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Informatiebeheer gemeente Bergen op Zoom 2014.
Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom, d.d. 24 juni 2014.
De secretaris, De burgemeester,
……………………………..……………………………
Mevr. mr. A.C. Spindler Dhr. dr. F.A. Petter
Toelichting
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Bergen op Zoom 2014.
Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale informatie als op papieren informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en het beheer van informatie.
Artikelsgewijze toelichting
HOOFDSTUK 2
Artikel 21.
Artikel 21.
Onderdeel van Besluit Informatiebeheer Gemeente Bergen op Zoom 2014