De klachtbehandelaar als bedoeld in artikel 6 handelt de klacht schriftelijk af binnen zes weken na de datum van ontvangst van het klaagschrift.
Indien de klacht niet kan worden afgehandeld binnen de in lid 1 genoemde termijn, kan de afhandeling voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. Van de verdaging wordt schriftelijk aan de klager mededeling gedaan, onder vermelding van de redenen.
Aan het verslag als bedoeld in artikel 8 vijfde lid voegt de klachtbehandelaar een verslag toe van de bevindingen en conclusies uit diens onderzoek, van diens beslissing op de klacht en van de eventuele aanbevelingen die aan de beslissing worden verbonden.
De klager, de beklaagde, de leidinggevende en de klachtencoördinator worden van het volledige verslag schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld.
Op grond van artikel 9:18 eerste lid, Awb heeft een ieder het recht de ombudsman schriftelijk te verzoeken een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon heeft gedragen, tenzij sedertdien meer dan een jaar is verstreken. Indien binnen een jaar nadat de gedraging plaatsvond die gedraging aan het oordeel van een rechterlijke instantie, dan wel ingevolge een wettelijk geregelde administratief rechterlijke voorziening aan het oordeel van een andere instantie is onderworpen, eindigt de termijn een jaar na de datum waarop in die procedure een uitspraak is gedaan, waartegen geen beroep meer openstaat, of de procedure op een andere wijze is geëindigd.
De verzoeker dient alvorens een verzoek te doen, over de gedraging een klacht in bij het betrokken bestuursorgaan, tenzij dit redelijkerwijs niet van hem kan worden gevergd.
Indien de klacht binnen een jaar nadat de gedraging plaatsvond is ingediend, eindigt de in het vijfde lid bedoelde termijn een jaar na de kennisgeving door het bestuursorgaan van de bevindingen van het onderzoek.