Bijlage 3 Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Beekdaelen houdende regels omtrent notitie inrichting van het sociaal domein in Beekdaelen

De sessie heeft een document opgeleverd waarin alle (beoogde) taken van de administratie, inclusief een kolom “toelichting” en een kolom “overlapping naar consulenten/ toegang/beleid” opgenomen zijn.

• - Het plannen van huisbezoeken is geen taak is voor de administratie maar voor de consulenten.
• - Bij de uitvoeren van verschillende administratieve taken is de vraag of dit in hetzelfde systeem kan plaatsvinden als wordt gebruikt voor de uitvoering van de Wmo, Jeugdwet en GPK. Het gaat hierbij om de taken rondom het LRKP, de Subsidies, het Leerlingenvervoer, Veilig Thuis en de SMI.
• - In de drie fusiegemeenten is de huidige uitvoering van administratieve taken niet hetzelfde. Gelet op het feit dat uit de werkgroepen naar voren is gekomen dat meer taken bij de administratie komen te liggen, bestaat de reële kans dat de formatie niet toereikend is met hetgeen vermeld in het functieboek. Indien wij per 2-1-2019 niet beschikken over 1 ICT systeem SD, en dus wellicht nog moeten werken met de huidige in de 3 gemeenten werkzame systemen, ook dan voorzien wij een tekort aan formatie. Ook indien m.n. het wmo- en jeugdbeleid (en nadere regels etc.), maar ook de interne processen (administratie EN consulenten) niet per 2-1-2019 op elkaar afgestemd zijn, betekent dit voor de administratieve werkzaamheden een dusdanige extra druk (oplettendheid / diversiteit) dat de verwachting is dat het aantal geraamde FTE (tijdelijk) onvoldoende is.
• - Telefoondienst; bestuurlijk standpunt is dat de administratie spil in het web is voor sociaal domein. Welke positie krijgt administratie hier i.r.t. het loket/dienstverlening (KCC), voorkeur is om de telefonie bij de administratie te beleggen.
• - Elke gemeente heeft een verordening LLV (naar model VNG) en de onderlinge verschillen zijn minimaal. In de uitvoering zitten echter wel wezenlijke verschillen en idealiter moet daar wel duidelijkheid over zijn: gaan wij lopende zaken continueren o.b.v. verklaring scholen/GGD en nieuwe leggen wij voor aan de consulenten?Worden alle beoordelingen bij consulenten gelegd (onderzoek eigen mogelijkheden/kracht) of toewijzen o.b.v. verklaringen / schoolperiode?
• - Een essentieel onderdeel van het beschikken door de administratie is dat er uniforme beschikkingen voorhanden zijn. Daarnaast dient bepaald te worden waar de mandatering van ondertekening komt te liggen.
• - Op welke wijze gaat er gearchiveerd worden. Alleen digitaal of ook fysiek. In het geval dat er ook fysiek gearchiveerd gaat worden dan is de vraag door wie en waar? Door en bij DIV?
• - Gelet op de omvang van de hoeveelheid verschillende taken is het uit de werkgroep naar voren gekomen dat het niet wenselijk is om een allround administratie te hebben. Voorstel is om binnen de administratie een taakverdeling te maken op basis van interesses/affiniteit (jeugd/wmo etc.). Uiteraard dient er hier rekening gehouden te worden met de bezetting van de administratie.
• - Uit de werkgroep is naar voren gekomen dat het wenselijk is dat de totale afdeling Sociaal geconcentreerd is in 1 gemeentehuis. Mocht ervoor gekozen worden om met ‘servicepunten’ te werken in de kernen dat er een goede afstemming/contacten/afspraken worden gemaakt. Een linking pin is hierbij onmisbaar. Tot slot is het gelet op de doelgroep noodzakelijk om veilige spreekkamers te hebben die niet gehorig zijn (i.v.m. privacy) en veilig zijn (paniekknop).
• - Het onderdeel m.b.t. verhuur van gymzalen dient onder Economie te vallenHet accommodatiebeleid is immers ook een onderdeel van Economie!

Concept besluiten t.a.v. toegang / bedrijfsvoering:

• - Het KCC zal mede als gevolg van de AVG enkel als doorgeefluik naar de administratie van de afd. Sociaal fungeren (mogelijk rechtstreeks nummer?). de Administratie kan beoordelen of de vraag naar een zelfstandig afgehandeld kan worden of naar een consulent, een beleidsmedewerker of naar de dorpscoördinator doorgezet moet worden;
• - Uiterlijk per 2-1-2019 zal de Subsite SD Beekdaelen, voor digitale dienstverlening en een adequate sociale kaart ingericht zijn;
• - Contact kan ook mondeling/telefonisch, schriftelijk of via email verlopen. De loketfunctie hoeft in principe geen fysieke plek te zijn in de vorm van een balie o.i.d.; Bij het 1ste contact dient de vraag achter de vraag helder te worden.
• - Consulten werken per discipline en indien noodzakelijk worden (aan)vragen besproken in sociale teams per gebied (oude gemeenten) vanwege de kennis van het voorliggende veld en de korte lijnen met het in het gebied aanwezige zorgnetwerk van cruciaal belang zijn voor een snelle en efficiënte zorg en ondersteuning;
• - Een sociaal team bestaat bij voorkeur uit consulenten Wmo en jeugd, GW-er, GGD, maatschappelijk werk èn een consulent participatie van Kompas. Ad hoc kunnen andere partijen verzocht worden om aan te sluiten;
• - Ten behoeve van een gelijkmatige verdeling en het voorkomen van wachtlijsten is interne procescoördinatie noodzakelijk;
• - Alle leden van de teams werken verplicht met een integraal ondersteuningsplan en waar noodzakelijk 1Gezin1Plan;
• - In de teams wordt ook de functie casemanagement belegd.
• - Idealiter is er per 1-1-2019 een systeem voor Jeugd, Wmo, GPK, LLV voor Beekdaelen (proces loopt);
• - Uiterlijk per 2-1-2019 zijn de overige processen / systemen zoveel mogelijk op elkaar afgestemd. Het gaat hierbij om de taken rondom het LRKP, de Subsidies, het Leerlingenvervoer, Veilig Thuis en de SMI.
• - Bewaken van de kwaliteit en inzet van zorg (voortgang doelen van ondersteuning) ligt bij de consulenten (contractmanagement), het bewaken van afloop indicatie bij burger en waar gewenst bij administratie;
• - Een “linking pin”, in de zin van afstemmen en coördineren tussen beleid, tussen de uitvoering en het management wordt van belang geacht om de verbinding tussen afdelingen en teams te bewaken;
• - Beroep en Bezwaar is primair de verantwoordelijkheid van AJZ, consulent levert input over inhoud indicatie (ondersteuningsplan).
• - De formatie van de administratie is, vanwege onduidelijkheid over ICT, harmoniseren processen, thans niet overal dezelfde taken etc. een punt van aandacht. In het 4e kwartaal van 2018 dient hier nadere besluitvorming over plaats te vinden.
• - In december 2018 zijn er zijn er uniforme ‘standaard’ beschikkingen geldig vanaf 1-1-2019 beschikbaar.
• - Administratieve handelingen waar mogelijk centraal als specialisme organiseren.

Verhuur van gymzalen en accommodatiebeleid valt onder de afdeling Ruimte.