Indien een werknemer afwezig is, wordt zijn e-mail niet geopend. De werknemer dient bij afwezigheid, langer dan één dag, altijd de afwezigheidassistent in te schakelen. Bij ongeplande langdurige afwezigheid (bv ziekte) kan de leidinggevende, samen met ICT, de afwezigheidassistent aanzetten en eventueel openstaande mail afhandelen. De algemene regels met betrekking tot controle blijven daarbij van toepassing.
Deze afwezigheidassistent zorgt ervoor dat de afzender een bericht ontvangt met de tekst dat de geadresseerde afwezig is. De tekst in het afwezigheidsbericht is gestandaardiseerd, met andere woorden elke bestuurder en werknemer dient de gestandaardiseerde tekst in het afwezigheidbericht op te nemen.
“Beste heer / mevrouw,
Bedankt voor uw mail. Op dit moment ben ik niet aanwezig. Op <dag> <datum> ben ik weer te bereiken. Deze mail wordt tot die tijd niet gelezen. Neem bij dringende zaken contact op met <<naam plaatsvervanger>>, via <<email plaatsvervanger>> of via telefoonnummer <<nummer plaatsvervanger>>.
Met vriendelijke groet,
<<naam>>”
Ondanks het feit dat een werknemer vanaf thuis of op een andere locatie dan zijn werkplek gebruik kan maken van de e-mailfaciliteiten is een werknemer niet verplicht om zijn e-mail, bij ziekte of afwezigheid, te raadplegen en erop te reageren. Een dergelijk gebruik van de e-mail faciliteiten is een mogelijkheid die geboden wordt en geen verplichting. De werknemer kan wel op eigen initiatief al dan niet op verzoek reageren op de ontvangen e-mails. Indien de werknemer per e-mail reageert, dient hij door middel van een afschrift van de verzonden e-mail zijn plaatsvervanger op de hoogte te stellen van zijn verzonden reactie.
Artikel 7
Continuïteit
Onderdeel van Gebruiksprotocol voor e-mail, internet, telefoon en mobile devices 2020