Bij de keuze om taken en activiteiten op afstand te zetten gaat het om een afweging van belangen en om een afweging van de voor- en nadelen van de verschillende mogelijkheden. De keuzevrijheid kan worden beperkt door andere factoren bijvoorbeeld als wordt aangesloten bij bestaande organisaties, door een hogere regeling of door aanwijzing van het Rijk.
De keuze voor de wijze waarop wij een taak uitvoeren lijkt soms willekeurig. Het is dan geen uitdrukkelijk onderdeel van een specifiek onderzoek door bestuur of organisatie en wordt impliciet ‘meegenomen’ in de besluitvorming. Wij zijn echter wel verantwoordelijk voor de gemaakte keuze en de mogelijke consequenties daarvan. Het is dan ook van belang dat we voorkomen onnodige risico’s te lopen op het gebied van de taakuitvoering, dat we daaraan sturing geven en dat we de beheersing van de externe samenwerkingsrelatie goed inrichten.
Om deze besluitvorming beter te faciliteren is een afwegingskader ontworpen dat de verschillende stappen in de besluitvorming inzichtelijk maakt, zie bijlage A. Het afwegingskader is behulpzaam bij het maken van de keuze om taken op afstand te zetten waardoor er meer systematisch wordt gekeken naar varianten-, kansen- en risicoanalyse voordat er een verbintenis wordt aangegaan met een (verbonden) partij. Deze bijlage omvat ook een uitwerking van het begrip publiek belang.
Het gaat in het afwegingskader specifiek om samenwerking met organisaties of instellingen waarmee wij een bestuurlijke en financiële band hebben, maar deze kan ook gebruikt worden voor andere samenwerkingsrelaties, zoals die in de sociale sector (ook al zal er in die gevallen vaak sprake zijn van een ‘gewone’ subsidierelatie).
Dit afwegingskader is geen blauwdruk, waarbij toepassing ervan als vanzelf leidt tot de ideale samenwerkingsvorm. Het is wel een middel om met behulp van een aantal relevante criteria tot een afweging te komen en deze te kunnen onderbouwen. Hoewel het hierbij gaat om een aantal rationele criteria en argumenten, spelen in het afwegings- en besluitvormingsproces uiteraard ook andere factoren een rol: eerdere ervaringen met samenwerking of met de samenwerkingsrelaties, draagvlak en vertrouwen (is er een klik), toekomstverwachtingen en cultuurverschillen.
Gedurende het smeden van de samenwerking kunnen de relaties op scherp komen te staan: te weinig vertrouwen in de ander of te weinig ervaren gelijkwaardigheid. Totdat de formele overeenkomsten zijn getekend of de toetreding is geformaliseerd dient er het besef te zijn van de weg terug. In die zin moet het afwegingskader ook worden gebruikt: als handvat, niet als handboei.