Met dit Privacybeleid wil de gemeente Amersfoort de verwerking van persoonsgegevens rechtmatig en op een effectieve wijze laten plaatsvinden. Daarbij zijn de volgende aspecten relevant voor dit herziene beleid.

  • - Voldoen aan (gewijzigde) wettelijke eisen

Het bestaande Privacybeleid was toe aan herziening. De invoering van de AVG heeft de wettelijke eisen aan Privacy aangescherpt. Het beleid van 2017 dient geactualiseerd te worden.

  • - Beleid voor een nieuwe fase

Nu de AVG inmiddels meer dan een jaar geldt, is een nieuwe fase aangebroken, waarin behoefte bestaat de ruimte te nemen die de wet- en regelgeving bieden om onze taken effectief en efficiënt te vervullen en tegelijkertijd burgers met respect, eerlijk en begripvol te behandelen.1Onderzoek van Kantar voor de Nationale Ombudsman over de relatie tussen de overheid en de burger in 2030, publicatiedatum 11 juli 2019. https://www.nationaleombudsman.nl/system/files/bijlage/1%20RAPPORT%20Nationale%20Ombudsman%20-%20relatie%20burger%20overheid%202030_def.pdf Daarbij ontstaan (ethische) dilemma’s. De (nationale) wet- en regelgeving is namelijk complex en biedt niet altijd voldoende houvast aan lokale beleidsmakers en –uitvoerders bij de uitvoering van hun taken. Verder heeft het recht op bescherming van persoonsgegevens geen absolute gelding en moet worden beschouwd in relatie tot de functie ervan in de samenleving. Dat vraagt soms afweging tegen andere (grond)rechten, bijvoorbeeld in het sociaal domein, waar de raad ons een opdracht heeft gegeven om integraal en domeinoverschrijdend te werken. Sommige opdrachten kunnen met elkaar botsen en soms voldoen bestaande (IT-)systemen en werkwijzen nog niet aan de privacy- en informatiebeveiligingseisen.

Privacy vraagt daarmee niet alleen om een heldere bestuurlijke visie op privacy maar ook om duidelijke beleidskaders. Privacywetgeving, waaronder de AVG, biedt niet voor ieder vraagstuk een pasklaar antwoord maar schept juist ruimte door regels in de vorm van principes te formuleren waar aan moet worden getoetst wanneer gegevens verwerkt worden. Deze regels kunnen vaak verschillend worden ingevuld of toegepast.2Daarvoor is een aanpak nodig die lijkt op risicomanagement, een aanpak van ‘pas toe of leg uit’. Hoewel er ook verschillen zijn omdat privacy uiteindelijk een integriteitsaangelegenheid is (moraliteit). Een belangrijk onderdeel van het herziene beleid is aandacht voor risico oriëntatie en het moreel kompas: de wet is een belangrijke leidraad, maar bij handelen conform de regels of gebruikmaken van de (wettelijke) ruimte, hoort een gewetensvraag: ook al houd ik me aan de regels, is deze oplossing ook in maatschappelijk opzicht wenselijk?3Immers, ook als je binnen de wet opereert, compliant daarmee bent, kan wat je doet en besluit onaanvaardbaar of schadelijk zijn. Keynote, De juiste antennes voor good governance, Marry de Gaay Fortman bij de Goed bestuur jaarlezing d.d. 15 mei 2019. Of op de juiste wijze invulling is gegeven aan deze principes en voldoende waarborgen zijn getroffen om de persoonlijke levenssfeer te beschermen is aan de toezichthouder en aan de rechter. De gemeente Amersfoort wil met dit beleid de ruimte benutten die er is om haar taken goed uit kunnen voeren en de privacy van betrokkenen beschermen. Waar dit schuurt maken wij dat transparant. Verantwoording afleggen vinden wij horen bij een betrouwbare overheid.

  • - Incorporatie van een goede privacybescherming in werkzaamheden organisatie

Uit het voorgaande moge duidelijk zijn dat er onduidelijkheid kan zijn over de eisen die wet- en regelgeving stellen. Dit kan tot onzekerheid leiden en medewerkers kunnen zich gehinderd voelen om hun taken uit te voeren en of privacy ervaren als een vervelende extra check bij reguliere processen. Anderen voeren – vaak ten onrechte – privacyregels juist aan om informatie niet te delen. Iets om je achter te verschuilen. Iedereen is het er echter over eens dat van ons als gemeente verwacht mag worden dat we met aandacht voor de bescherming van privacy ons werk doen. Dit beleid beoogt om de professionals op de werkvloer in staat te stellen afwegingen te maken bij de uitvoering van het werk. We willen dat rechtmatige verwerking van gegevens geen extra belastende handeling vormt maar onderdeel is van de reguliere taken en processen.

  • - (Bijdragen aan de ontwikkeling) Privacy governance

In de gemeentelijke organisatie zijn de bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie belegd waarbij iedereen verantwoordelijkheid draagt voor zijn eigen taakveld, op basis van vertrouwen. Dat betekent ook dat afwegingen rond privacy, zeker als deze meer en meer onderdeel worden van de reguliere taken en processen, ook gemaakt (zullen) worden op uitvoerend niveau. Om dit soort afwegingen te kunnen maken en uit te kunnen leggen (transparantie) is een afwegingskader nodig. Hier is ook behoefte aan.

Verder is nodig om onze privacy governance te herijken en in het Privacybeleid duidelijkheid te maken wie waarvoor verantwoordelijk is. We hebben een stelselhouder (JDA) en een FG maar ook verschillende afstemmingsstructuren.4Sleutelpersonen, Kerngroep en werkgroep, SIO-overleg. Met het creëren van duidelijkheid borgen we privacy in de bedrijfsvoering en kunnen we deze verbinden met de cyclus van permanent verbeteren. Dat doen we ook door jaarlijks een Privacyplan op te stellen.