Wie deelneemt aan het participatieproces en de vorm van participatie is afhankelijk van het initiatief. Soms betekent participatie dat alleen de buren en directe omgeving (straatgenoten) worden geïnformeerd een andere keer is een wijkbijeenkomst noodzakelijk. Bij grote initiatieven vraagt participatie meer. In overleg met de gemeente wordt de kring van participanten vormgegeven. Het is dan belangrijk dat de omgeving volwaardig mee kan praten en de overlegmomenten in een participatieplan zijn opgenomen.
De Omgevingswet stelt geen eisen aan de participatievorm. De wijze waarop geparticipeerd wordt staat voor iedereen vrij. Er mogen eigen keuzes gemaakt worden maken voor de inrichting van een participatieproces.
Het enige dat verplicht is, is het aanleveren van een verslag van het proces en de uitkomst van de participatie. Dit dient door initiatiefnemer bij het indienen van de aanvraag omgevingsvergunning of wijziging van het omgevingsplan te worden aangeleverd.
Dat de Omgevingswet de wijze van participeren niet bepaalt, heeft te maken met omgeving-specifieke omstandigheden en betrokkenen die elke keer anders zijn. Ook het moment waarop de participatie start, verschilt per situatie. In hoofdstuk 3 wordt per kerninstrument het participatieproces aangegeven, hoe dit proces wordt uitgevoerd staat initiatiefnemer dus vrij.
Het organiseren van een bewonersbijeenkomst, het ophangen van een briefje in de buurt, of gewoon even bij de buren langsgaan het zijn allemaal manieren om een initiatief of ontwikkeling bekend en bespreekbaar te maken.
Het uitgangspunt van dit participatieproces is dat inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties in de nabije omgeving in ieder geval geïnformeerd worden en daar waar mogelijk mee kunnen praten over de nieuwe ontwikkelingen en initiatieven die effect hebben op hun omgeving.
De gemeente, in de vorm van de casemanager en wijkregisseur, kan initiatiefnemers helpen door mee te denken over het participatietraject. De ondersteuning die de gemeente kan bieden, bestaat bijvoorbeeld uit het doen van suggesties over de te betrekken doelgroepen. Duidelijk moet zijn dat de gemeente het participeren niet over gaat nemen. De initiatiefnemer is en blijft verantwoordelijk voor het participatietraject.