**1..** Burgemeester en wethouders wijzen één of meer klachtencoördinatoren aan.
**2..** De klachtencoördinator heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden:
Het bewaken van een tijdige en correcte afhandeling van de klachten.
Het houden van overzicht over de ingekomen klachten.
Het opnemen van het eerste contact met klager binnen 3 werkdagen na ontvangst van de klacht.
Het doorsturen van het klaagschrift naar de klachtenbehandelaar. Indien de klacht mondeling wordt ingediend, zorgt de klachtencoördinator voor het op schrift zetten van de klacht.
Het beoordelen van de ontvankelijkheid van de klacht op het moment dat de formele procedure moet worden gestart.
Het schriftelijk of per e-mail informeren van klager en de betrokken medewerker over het starten van de formele procedure als bedoelt in artikel 3.2., dan wel over het niet-ontvankelijk zijn van de klacht, dan wel het schriftelijk of per e-mail informeren van klager over het buiten behandeling laten van de klacht als bedoelt in artikel 3.4.
Het desgewenst geven van voorlichting en advies over de klachtenprocedure en over de behandeling van individuele klachten aan burgers, de klachtenbehandelaar, beklaagde en het gemeentebestuur.
Het bewaken van de volledigheid van het dossier van iedere formeel in behandeling genomen klacht.
Het coördineren van het proces en desgewenst inhoudelijk behandelen van complexe, afdelingsoverstijgende en/of terugkerende klachten.
Periodiek rapporteren over de geregistreerde klachten en de afhandeling daarvan aan directie, management en het college. Signaleren van tendensen in de klachten en de afhandeling en adviseren over te treffen maatregelen. Het bevorderen van een cultuur van continu leren en verbeteren binnen de organisatie door de verschillende organisatieonderdelen te motiveren om tijdig actie te ondernemen en samen te werken aan structurele verbeteringen. Het monitoren en desgewenst stimuleren van de uitvoering van deze verbeteringen.
De rol vervullen van contactpersoon voor de Nationale ombudsman namens de gemeente en het verrichten van alle daarmee samenhangende werkzaamheden:
het verzorgen van de correspondentie met de Nationale ombudsman;
het versturen van een afschrift van het verzoekschrift van de Nationale ombudsman aan de klachtenbehandelaar met het verzoek inhoudelijk te reageren;
bewaken dat er een inhoudelijke reactie komt op het verzoekschrift van de Nationale ombudsman;
het informeren van bestuursorganen en managers naar aanleiding van de bevindingen van de Nationale ombudsman.
HOOFDSTUK 1
Artikel 1.4
Klachtencoördinator
Onderdeel van Klachtenregeling gemeente Dijk en Waard 2024