De klachtbehandeling kent twee fases, te weten:
Informele behandeling
Er wordt – zo mogelijk binnen 8 werkdagen na ontvangst van een klacht - middels een (telefoon)gesprek met de klager door de klachtenbehandelaar gekeken of er tot een voor de klager aanvaardbare oplossing kan worden gekomen. De klacht wordt als afgedaan beschouwd als de klager tevreden is over de wijze waarop de klacht is behandeld. De tevredenheid wordt door de klachtenbehandelaar schriftelijk of per e-mail ter bevestiging nagevraagd bij de klager.
Formele behandeling
Indien de klager niet tevreden is over de informele wijze van behandeling, dan zal de klacht formeel overeenkomstig deze regeling worden afgedaan.