**1..** De portefeuillehouder biedt de op dinsdag ter vergadering te behandelen stukken uiterlijk de woensdag voorafgaand aan de vergadering, voor 17.00 uur, aan de secretaris aan. Stukken die na woensdag 17.00 uur zijn aangeleverd of niet voldoen aan de kwaliteitseisen zoals bedoeld in artikel 6 worden niet geagendeerd.
**2..** De secretaris stelt namens de voorzitter de conceptagenda van de vergadering vast om 17.00 uur op de woensdagmiddag voorafgaand aan de vergadering en stelt de conceptagenda en bijbehorende stukken uiterlijk donderdagmiddag beschikbaar.
**3..** Na vaststelling van de conceptagenda zijn aanvullingen op de agenda uitsluitend mogelijk indien na overleg tussen de betrokken portefeuillehouder en de voorzitter vast komt te staan dat behandeling geen uitstel duldt. Een aanvullend stuk wordt, mits het voldoet aan de kwaliteitseisen in artikel 6, uiterlijk op vrijdagmiddag 14.00 uur aangeboden aan de secretaris ten behoeve van de nazending.
**4..** In een uiterste geval kan de portefeuillehouder een stuk uiterlijk een uur voor aanvang van de vergadering aanleveren bij de secretaris, indien agendering overeenkomstig het eerste en derde lid niet mogelijk is en behandeling van een stuk geen uitstel duldt. Het stuk wordt toegevoegd aan de bespreekagenda als de bij de vergadering aanwezige collegeleden hiermee instemmen. Er wordt een leespauze ingelast indien de voorzitter dit nodig acht. De besluitvorming op een dergelijk stuk is pas definitief als blijkt dat het stuk voldoet aan de kwaliteitseisen zoals genoemd in artikel 6. De secretaris toetst het stuk hieraan.
**5..** De secretaris verstrekt de concept- en bespreekagenda en vergaderstukken in digitale vorm, tenzij de aard van een stuk om een andere wijze van verstrekking vraagt.
**6..** De secretaris verstrekt de concept- en bespreekagenda en vergaderstukken aan de algemeen directeuren, sectordirecteuren, bestuursadviseurs, woordvoerders van collegeleden, Bureau Gemeentesecretaris, maximaal twee directiesecretarissen per dienst en aan door het Gemeentelijk Management Team aangewezen ambtenaren.
**7..** Voorafgaand aan de besluitvorming door het college zijn de agenda en de bijbehorende vergaderstukken geheim. In de vergadering beslist het college op welke stukken geheimhouding wordt gelegd.
**8..** Voor bijeen te roepen vergaderingen anders dan de in artikel 2, lid 1 bedoelde vergadering bepaalt de voorzitter het tijdstip voor de vaststelling van de agenda en voor de aanlevering en de verzending van de vergaderstukken.
**9..** Ieder collegelid kan tot uiterlijk maandag 14.00 uur aan de secretaris laten weten welke agendastukken diegene wil bespreken. De secretaris stelt een bespreekagenda op waarin de stukken waarvoor niet om bespreking is gevraagd op de hamerstukkenlijst worden geplaatst.
**10..** De secretaris verstrekt de bespreekagenda uiterlijk op maandag om 15.00 uur.
**11..** De voorzitter stelt bij aanvang van de vergadering de bespreekagenda vast.
**12..** Indien een collegelid alsnog een hamerstuk wil bespreken, kan de voorzitter het desbetreffende stuk aanhouden en een week later op de bespreekagenda plaatsen, tenzij de bespreking geen uitstel duldt.
Artikel 5
Agenda en vergaderstukken
Onderdeel van Reglement van Orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van het college Den Haag 2026