Onder de reikwijdte van het vervangingsbesluit vallen alle analoge documenten die de gemeente Veenendaal opmaakt of ontvangt bij de uitoefening van haar taken. Deze documenten worden digitaal opgenomen in de opslaglocaties die staan genoemd in het documentair structuurplan (in I-Navigator). Op basis van de huidige selectielijst gebeurt dit zowel voor de blijvend te bewaren analoge documenten, als ook voor de documenten die op termijn vernietigd moeten worden. Het betreft alle analoge documenten die worden ontvangen (inkomend), intern worden vervaardigd en geprint om een ‘natte’ handtekening of paraaf te kunnen zetten en die tijdens de (zaak)afhandeling enige tijd in papieren vorm beschikbaar zijn geweest en waarop belangrijke inhoudelijke aantekeningen zijn gemaakt.
Hiervan wijken de in paragraaf 2.2 en 2.3 genoemde uitzonderingen af.
Als het digitaliseringsproces niet via team Communicatie en Secretariaat verloopt, valt het digitaliseren nog altijd onder dit vervangingsbesluit. We spreken dan over decentraal scannen. In zo’n situatie is het betreffende team zelf eindverantwoordelijk voor de kwaliteitscontroles en eventuele herstelwerkzaamheden. Deze werkzaamheden dienen uitgevoerd worden zoals aangegeven in dit handboek.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.1
Reikwijdte vervangingsbesluit
Onderdeel van Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026