Bij het opstellen van dit handboek is rekening gehouden met de aspecten op grond van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995. Op grond van de doelstelling onder punt 1.3 vormen de onderdelen a, b en d van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995, geen beletsel voor vervanging van de in paragraaf 2.1 aangeduide documenten.
De Archiefwet 1995 noemt 'archiefbescheiden' documenten ongeacht hun vorm. Het in dit document beschreven vervangingsproces voldoet aan de archiefwettelijke eisen en schaadt de belangen niet van overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Vervanging is gebonden aan de volgende voorwaarden:
a) vervanging gebeurt met volledige en correcte overname van de informatie uit de originele papieren documenten. Hoofdstuk 3, 4 en 5 van dit handboek beschrijven de technische en procedurele inrichting van dit proces.
b) de digitale beheeromgeving voldoet aan de eisen voor duurzaam beheer van de vervangen documenten.
Bepaalde analoge documenten zullen altijd waardevol blijven als cultureel erfgoed vanwege hun vorm en inhoud. Documenten die aan de navolgende voorwaarden voldoen worden altijd in de originele analoge vorm bewaard.
De vorm is belangrijk voor kennis van de technologische ontwikkeling (bijv. glasnegatief, kerfstok).
Het document heeft esthetische of artistieke waarde.
Het document heeft unieke kenmerken (bijv. zegels, watermerken).
Het document heeft zeldzaamheidswaarde.
Het document heeft waarde als tentoonstellingsobject.
Het document heeft een relatie met historische personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.
Medewerkers toetsen de papieren documenten op deze waarden. Het is uiteraard wel mogelijk deze documenten digitaal te kopiëren. Ze worden echter niet in juridische zin vervangen omdat het papieren origineel blijft bewaard.
Naast de bovengenoemde uitzonderingen, worden de volgende documenten niet vervangen zolang zij op basis van wetgeving op papier bewaard moeten worden of qua formaat niet scanbaar zijn:
Documenten die in enkelvoud door de gemeente worden ontvangen en in originele staat ondertekend moeten worden teruggestuurd, zoals bankgaranties.
Documenten die op grond van taak, specifieke wetgeving of beleid op papier bewaard moeten worden, zoals akten van de burgerlijke stand.
Documenten groter dan A0 die niet digitaal beschikbaar zijn bij de verzender.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.2
Bepalen van de intrinsieke waarde van analoge documenten en uitzonderingen op de vervanging
Onderdeel van Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026