Art. 4.3 Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026 — Procedure kwaliteitscontrole en herstelacties

De postmedewerker controleert aan de hand van de originelen na het scannen de gescande documenten Hij/zij vergelijkt het originele document met de digitale kopie en controleert het op juistheid, volledigheid, leesbaarheid en afwijkingen van het origineel die tijdens het scanproces zijn ontstaan. Als een scan niet aan de kwaliteitseisen voldoet, voert de postmedewerker een herstelactie uit om de kwaliteit te verbeteren en worden de documenten digitaal hersteld of opnieuw gescand. Als de kwaliteit na een tweede keer scannen nog steeds onvoldoende is, controleert de postmedewerker de scanner en wordt bij blijvende defecten contact opgenomen met de informatiebeheerder voor verdere stappen. Deze procedure wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 6 (Inrichting van de kwaliteitsprocedures). Controle 1: Direct na het scannen vindt de eerste controle plaats op de gescande documenten. De postmedewerker of decentraal medewerker controleert op de volgende punten: Handeling Verklaring Uitgevoerd door 1 Juistheid Is het document geheel gescand? Zijn de documenten ‘rechtstandig’ gescand? Is de scan goed leesbaar en interpreteerbaar? Is het document overeenkomstig het origineel horizontaal of verticaal gescand? Zijn door valse vouwen lijntjes gescand die niet op het origineel staan? Postmedewerker of decentraal medewerker 2 Volledigheid Zijn alle pagina’s van het document gescand? Is van iedere pagina de voor- en achterkant gescand? Zijn alle bijlagen gescand? Worden alle kleuren overgenomen? Treedt geen kleurverlies op? Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters ononderbroken, mist geen informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden niet bijgesneden of incompleet)? Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bijv. dichtheid van zwarte vlakken)? Postmedewerker of decentraal medewerker 3 Leesbaarheid Zijn alle details leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bijv. decimaalpunten of -komma’s)? Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel qua scherpte, halo’s rond de randen)? Klopt de tekst die wordt herkend? Heeft de scan voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Er moet een heldere scheiding zijn tussen wit en zwart van de scan. Is er sprake van verlies van pixels, enkele of meerdere, in de scan, wit of zwart? Is er sprake van herhaalde pixels op opvolgende scans (consistente vlek op elke scan op dezelfde plek)? Postmedewerker of decentraal medewerker 4 Aanwezigheid van overige beeldfouten Strepen. Pixelstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat van de scanner. Weerspiegelingen. Andere vervormingen en effecten. Postmedewerker of decentraal medewerker Als een document aan ten minste één kwaliteitseis niet voldoet, dan herhaalt de postmedewerker of decentraal medewerker het scanproces om de kwaliteit te verbeteren. Eén of meer van de volgende herstelacties moeten mogelijk uitgevoerd worden: Roteren. Bijsnijden. Ruisreductie toepassen. Scheefheid corrigeren. Helderheid aanpassen. Contrast aanpassen. Resolutie aanpassen. Als het document wordt herscand wordt opnieuw gecontroleerd of de lens en/of glasplaat van de scanner schoon is, voordat een herstelactie wordt toegepast. Is dit niet het geval dan maakt de postmedewerker of decentraal medewerker deze opnieuw schoon. Controle 2: Driemaandelijks controleert een informatiebeheerder steekproefsgewijs de kwaliteit van de gescande documenten. Dat gebeurt aan de hand van de onder Controle 1 genoemde controlepunten. De uitwerking van deze steekproeven staat in 6.3 steekproefmethode

Rechtspraak bij dit artikel