Na het scannen en controleren worden de scans geregistreerd in Mozard, opgeslagen en voorzien van metadata. Een deel van de metadata wordt automatisch ingevuld door de scansoftware of bij registratie. De overige gegevens moeten handmatig worden ingevuld. De postmedewerker of decentraal medewerker voert deze handelingen uit.
De registratie van het gescande document in het zaaksysteem Mozard of in andere daartoe aangewezen procesapplicaties wordt beschouwd als registratie in het register van vervanging. Dit betekent dat geen afzonderlijk register van vervanging wordt bijgehouden.
Bij de registratie van documenten in Mozard worden de volgende instructies gevolgd:
Handeling
Verklaring
Uitgevoerd door
1
Registreren
Als er een duidelijk herkenbaar zaaknummer op het document vermeld staat voegt de postmedewerker of decentraal medewerker het stuk direct toe aan de betreffende zaak. De zaakeigenaar krijgt hiervan automatisch vanuit het zaaksysteem een melding per e-mail.
Vanuit de batch koppelt de postmedewerker of decentraal medewerker elk document aan het juiste zaaktype.
De velden in het registratiescherm worden gedeeltelijk automatisch aangevuld door het zaaksysteem (zoals het zaaknummer, team en datum van aanmaak van de zaak) en de informatie die de scansoftware automatisch uitleest vanaf de gemaakte scan (zoals de gebruikte software, datum en tijd van scannen, model van de scanner).
postmedewerker of decentraal medewerker
2
Metadateren
De volgende metadatavelden dienen handmatig ingevuld te worden, met voor alle documenten in ieder geval verplicht:
De datum van het document
De datum van ontvangst of verzending.
Eventueel: de datum van registratie (als dit niet automatisch gebeurt)
Inhoudsomschrijving document
Het werkproces/zaaktype
Contactkanaal.
De documentsoort (inkomend, intern, uitgaand).
Naam aanvrager en/of aanvrager organisatie.
NAW-gegevens.
Behandelend team.
postmedewerker of decentraal medewerker
3
Controleren
Tijdens en na de registratie controleert de postmedewerker of decentraal medewerker de correcte opname van de geregistreerde documenten in de opslaglocatie.
Controle 1: Een eerste controle vindt plaats tijdens het registreren door de postmedewerker zelf. De medewerker controleert of alle documenten juist opgenomen zijn en of alle registratievelden correct zijn ingevuld.
Controle 2: Driemaandelijks wordt door een medewerker informatiebeheer ook steekproefsgewijs gecontroleerd op alle registratievelden die ingevuld zijn. De uitwerking van deze steekproeven staat in 6.3 steekproefmethode.
postmedewerker of decentraal medewerker
Informatiebeheerder
4
Toewijzing
Bij registratie en opname in het zaaksysteem wordt het document toegewezen aan het behandelend team. De behandelaar dient bij het raadplegen van de documenten nogmaals na te gaan of de aangeboden digitale documenten juist, volledig en bruikbaar zijn en of de registratiegegevens juist zijn.
Teamleider behandelend team
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.4
Procedure valideren, registreren en toekennen metadata
Onderdeel van Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026