De papieren documenten worden nu door de organisatie als ‘kopie’ beschouwd en, in afwachting van vernietiging, tijdelijke opgeslagen. De analoge documenten dienen in afwachting van hun vernietiging tijdelijk te worden opgeslagen. Hierdoor ontstaan de volgende reeksen:
Analoge documenten zijn gescand met als resultaat
Toelichting
Wijze van opslag papieren origineel
Handelingen uitvoeren
Vervangen
Documenten behorende bij de opslaglocatie en onderdeel uitmakend van het Handboek vervanging.
Opslag in archiefdozen. De vernietiging gebeurt eenmaal per jaar (bewaartermijn van 1 jaar).
Postmedewerker
Bij decentraal scannen deponeert de decentraal medewerker het gescande document in de daarvoor bestemde beveiligde verzamelbak of archiefdoos (na afloop van de validatieprocedure zoals beschreven in 4.4).
Decentraal medewerker
Eén keer per kwartaal worden de decentraal gepositioneerde archiefdozen door het verantwoordelijke team naar het cluster Post gebracht en bij de reguliere dozenreeks.
Teamleider behandelend team
Registreren
De centrale en decentrale archiefdozen voor opslag voorzien van een registratiekenmerk.
Elke doos, zowel bij de centrale als de decentrale vervangingsroute moet worden voorzien van een registratiekenmerk (bijv. doosnummer) en als zodanig geregistreerd worden in een overzicht ten behoeve van de kwaliteitscontroles (zie hoofdstuk 6).
Informatiebeheerder
Uitzonderingen (zie 2.2 en 2.3)
Documenten wellicht wel gescand en opgenomen in de opslaglocatie, maar het origineel komt niet voor vervanging in aanmerking.
Deze worden op volgorde van registratie opgenomen in een archiefdoos.
Informatiebeheerder
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.5
Procedure opslaan analoge, voor vervanging in aanmerking komende documenten
Onderdeel van Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026