In principe verzorgt het team Communicatie en Secretariaat de postbehandeling en dus ook de scanning. Als medewerkers zelf documenten scannen voor dossiervorming vallen de daar bij behorende handelingen ook onder dit handboek. De betreffende medewerkers dienen volgens het Handboek vervanging te handelen en daarvoor geïnstrueerd te worden door het team Communicatie en Secretariaat . Zij zijn dan zelf verantwoordelijk voor het vervangingsproces. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de teamleider waaronder de medewerker die zelf scant ressorteert, niet bij het team Communicatie en Secretariaat. De kwaliteitseisen van dit handboek gelden voor de gehele organisatie van de gemeente Veenendaal, ook als er decentraal gescand wordt.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.6
Procedure: decentraal scannen van documenten door de eigen medewerkers
Onderdeel van Handboek Vervanging archiefbescheiden van de gemeente Veenendaal, 2026