De wijze waarop vastgoed in gebruik wordt gegeven, is afhankelijk van het beleidsdoel en de vastgoedcategorie. De gemeente onderscheidt de volgende regimes:
1. Kostprijsdekkende huur: de kosten behorend bij het eigendom (dus niet de gebruikerslasten) worden per object inzichtelijk gemaakt, zodat de vastgoedportefeuille kostendekkend kan werken. Volgens het basisprincipe van kostprijsdekkende huur worden die kosten doorbelast die behoren bij de geprognotiseerde levensduur van het object. Er wordt niet gereserveerd voor investeringen ná die periode. De gemeente werkt met een vaste methodiek van kostprijsberekening en transparante uitgangspunten over aanvangswaarde, exploitatieperiode, risico-opslag etc. Hiermee wordt inzicht in de waarde van het vastgoed tijdens de exploitatieperiode waardoor sturing (assetmanagement) beter mogelijk is. De huurprijs bestaat uit:
• Afschrijving en rente (kapitaallasten);
• Groot en dagelijks onderhoud;
• Eigenaarslasten (bijv. OZB, verzekeringen, waterschapslasten);
• Beheerkosten en risico-opslagen (bijv. frictieleegstand, wetgeving);
• Eventuele sloopkosten (indien relevant);
Niet inbegrepen zijn functionele aanpassingen, duurzaamheidsmaatregelen (tenzij wettelijk verplicht of gemeentelijk gewenst), structurele leegstand, calamiteiten, of afwijkende afschrijvingstermijnen bij kortdurend gebruik.
Onder functionele verbeteringen wordt verstaan de specifieke aanpassingen die gedaan moeten worden om de betreffende functie daar te huisvesten. De kosten die hiervoor gemaakt moeten worden vormen géén onderdeel van het takenpakket van de verhuurder, maar komen (los van de kostprijsdekkende huur) voor rekening en inspanning van de huurder.
Aanpassingen in het kader van duurzaamheid voor zover deze wettelijk verplicht zijn én wanneer deze aansluiten bij de duurzaamheidsambities van de gemeente én de investeringen bovendien aansluiten bij de algemene uitgangspunten om het gebouw duurzaam in stand te houden, vormen onderdeel van de reguliere verhuur en worden (bovenop de kostprijsdekkende huur) doorbelast aan de huurder.
2. Marktconforme huur: voor de huur van commercieel vastgoed brengt de gemeente een marktconforme prijs in rekening. Dit geldt bijvoorbeeld voor het gebruik van commercieel vastgoed dat ten behoeve van een ontwikkeling is aangekocht, maar ook voor gebruik door commerciële partijen met een maatschappelijke functie, zoals kinderopvang. De huurprijs wordt vastgesteld op basis van een taxatie, uitgevoerd door een onafhankelijk deskundige die door de gemeente is aangewezen.
3. Minder dan de kostprijs: de Wet markt en overheid biedt de gemeenteraad de mogelijkheid om een object aan te merken als van algemeen belang. Voor dergelijke objecten hoeven de werkelijke kosten niet volledig in rekening te worden gebracht. Dit is relevant wanneer de kosten, bijvoorbeeld door de bijzondere aard van het gebouw, hoger liggen dan de marktconforme huur. In dat geval betaalt de gebruiker een marktconforme vergoeding in plaats van de volledige kostprijs. De gemeente kiest ervoor het aantal objecten dat onder deze regeling valt beperkt te houden.
4. Gebruik door gemeentelijke organisatie: bij gebruik door gemeentelijke diensten is er geen sprake van reguliere verhuur. De gemeente is immers één organisatie. De kosten van het gebruik door gemeentelijke diensten worden transparant toegerekend aan het taakveld dat de ruimte in gebruik neemt. Dit gebeurt door middel van een interne huurboeking in de administratie. Er wordt geen huurcontract opgesteld. Periodiek zal een benchmark worden uitgevoerd om te bezien hoe de gemeentelijke vastgoedexploitatie zich verhoudt met die van vergelijkbare organisaties.
5. Bijzonder gebruik: bij bijzonder gebruik, zoals de exploitatievergoeding voor onderwijs-accommodaties (zie paragraaf 4.5), anti-kraakbewoning of tijdelijke ingebruikgeving, kan een vergoeding worden vastgesteld die lager ligt dan de kostprijs. Voor dit type gebruik wordt altijd een overeenkomst opgesteld waarin onder meer de looptijd, voorwaarden en hoogte van de vergoeding zijn vastgelegd.